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[周报全文]打造大物业——物业管理行业ERP应用经验谈

2001年10月08日 00:00:00 | 作者:佚名 | 来源:$page.getBroMedia() | 查看本文手机版

摘要:打造大物业——物业管理行业ERP应用经验谈

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打造大物业
——物业管理行业ERP应用经验谈
□ 北京海沃德软件科技有限公司 邱刚

    如果你对物业管理ERP的概念还感觉新鲜和陌生的话,物业管理行业的ERP专家—邱刚先生会带领我们进入一个新的认识领域。

    他会告诉我们什么是物业管理的ERP,物业管理为何要引入ERP思想,ERP在物业管理中的实际应用成效,物业管理企业如何实施ERP,成功的关键在哪里,怎样的企业才具备实施的条件,软件公司如何进入这个方兴未艾的新天地……

    物业管理作为房地产业在消费领域的延续,已经成为社会各界和老百姓关注的焦点。由于物业管理在我国尚处于起步阶段,在制度的健全、运作的规范、专业人才的储备以及管理经验、服务水平等方面都非常欠缺,所以,如何为客户提供安全舒适的环境和高效率的服务、提高客户满意度、实现高效率的管理和协作、充分节约人力物力和能源、不断开发新的服务项目以拓展市场从而获得更大的经济效益和社会效益,成为了物业管理行业长期需要面对的课题。
同其他行业相比,物业管理工作千头万绪,涉及面广、政策性强、技术应用复杂、日常管理工作量大,非常需要计算机的辅助管理和ERP系统的应用。目前市场上已有的物业管理软件大多是些记录型的管理系统,一般只能提供对单个物业类型如写字楼、社区的单项业务管理,虽然价格低廉,却无法满足物业公司对企业全面管理和多种物业类型、多个项目集中管理的要求。因此大多数物业管理公司包括一些有外资背景的大型物业管理公司,都还没有采用计算机进行管理。建设部已于去年把计算机管理纳入了物业管理级别评定的项目当中,物业公司对计算机管理的需求正在逐渐增强,这也为ERP系统在物业管理行业的应用创造了条件。

当ERP系统进入物业管理

    ERP作为先进的企业管理思想和手段,它能将分散在各部门的系统完整地集成到一起,实现完善的项目管理,改善对客户的服务,提供体现知识管理的数据库,为物业管理行业提供全面的解决方案。实施ERP系统将对物业管理行业的发展起到如下的作用。

    1.ERP系统需要在企业开展标准化工作的基础上实施,从而可以在企业内部建立统一的管理标准,实现人、财、物的集中管理,大幅降低物业公司的管理成本;

    2.实施ERP系统需要对每个项目的管理进行初始化工作,这样能够把管理人员、技术人员在每个项目中多年的工作经验总结到系统中,建立起一套专家型的作业指南,从而实现企业的知识管理;

    3.ERP系统需要在网络化的基础上运行,这使得物业管理企业各个部门、各个专业、各个项目之间的协作得到最大程度的加强,减少中间环节,提高工作效率;

    4.ERP系统帮助企业实现的过程化管理,真正落实了ISO9000质量管理体系的要求,极大地减少了手工记录,实现了管理的精细化;

    5.ERP系统可以为企业决策层提供最实时的管理、服务信息,通过统计、查询、比较等综合分析,为企业决策提供科学依据;

    6.ERP系统不仅能缩短客户服务的响应时间,还能帮助物业公司整合更多的社会资源,为客户提供更多更好的服务。

系统设计与实现

    结合海沃德公司在物业管理ERP系统方面的建设经验,我们认为,要帮助物业管理行业打造出越来越多的大型物业管理公司,就必须为其提供一个适应网络经济和知识管理时代要求的ERP系统解决方案。为此,海沃德公司开发设计了一套集成物业管理e-ERP系统,这一系统在ERP思想的指导下,借鉴了国外一流物业管理公司实施ERP系统的成功经验,结合互联网技术,以物业管理为基础,以客户服务为核心,通过对人、财、物的集中管理,最终实现了在供应商管理、客户管理、办公自动化、业务流程控制、作业过程管理等方面业务的全面集成。

    海沃德集成物业管理e-ERP系统目前已经在中国化工进出口公司国际物业酒店管理公司(以下简称中化物业)得到了成功应用,系统的功能以及具体应用效果如下。

    1.房产管理:保证物业管理在前期入住、竣工验收、变更交接等工作过程中房产信息的完整性,并支持不同物业公司对不同类型物业以及多个项目的集中管理。

    该系统在中化物业应用后,可以同时对中化大厦写字楼、5个普通住宅社区以及聚龙花园、王府井大酒店等不同类型的房地产项目进行集中管理。

    2.人事管理:实现物业管理岗位设置、业务划分、职责描述、作业指导、技能培训、业绩考核等工作的标准化,支持对多个项目的员工出勤以及工作安排的动态管理。

    该系统在中化物业应用后,对员工加班、考勤、岗位变动、培训、工资等都实现了动态的管理,还通过与作业管理系统的集成,实现了对员工工作量的统计分析和工作状态、工作业绩的实时考评。

    3.财务管理:实现对多种货币和汇率、多种收费项目和标准、多种付款方式和周期的管理以及水、电等能源消耗情况的动态监控,并支持多种运作类型的物业公司的财务管理和多个项目的远程监控。

    该系统在中化物业应用后,实现了对中化大厦、河北中化大厦、五个社区项目和聚龙花园等项目的财务集中管理和远程监控。

    4.采购供应:实现日常采购/供应的预算管理、采购商品质量管理、日常维护和维修成本的监控,支持物业公司跨区域、跨物业类型管理多个项目的集中采购和供应。

    该系统在中化物业应用后,实现了对中化总公司所有在京分公司以及中化大厦内租户办公用品的集中采购服务。

    5.质量管理:实现对质量管理体系的建立、修订、执行过程的动态管理,以及和其他专业管理工作的紧密结合,把质量管理的思想落实到物业公司日常管理的各个环节中。

    该系统在中化物业应用后,整个企业的运行都建立在了ERP系统之上,所有的质量记录都能实时地记录到系统中,并能对照质量标准进行检查。

    6.客户服务:实现对多个物业项目客户服务工作的集中管理、对客户服务需求的动态响应和质量监督,最大限度地提高客户满意度。

    该系统在中化物业应用后,在中化物业酒店服务网(property.sinochem.com)上建立了支持多个项目、多种物业服务内容的客户服务中心,客户可以24小时提交服务申请、查询服务项目,极大地提高了服务效率。

    7.经营管理:实现与客户服务、财务管理、采购供应等子系统的衔接,支持物业公司开展多种经营,增加利润增长点。

    该系统在中化物业应用后,在没增加中化大厦原来经营部编制的基础上,实现了对中化大厦、5个普通住宅社区、聚龙花园等多个项目的集中管理和经营,还拓展了中化物业面向社会的物业租赁中介服务。

    8.作业管理:实现各项作业过程的专业化和标准化,建立支援管理数据库,支持物业公司用很少的专业人员管理多个项目,最大限度地降低人员成本。

    该系统在中化物业应用后,工程管理基本实现了标准化,各个项目不需再配备全部的专业工程师,通过支援管理的方式就可以对多个社区的设备进行管理和维护。

    9.行政管理:在物业公司取消手工报表、实现办公自动化,同时支持物业公司对异地项目的网络化管理。

    该系统在中化物业应用后,已经在公司内部取消了手工报表,各部门之间通过内联单的方式,可以定制各种形式的电子文档,并发送到指定的部门和人员。

    10. 决策支持:用于各项专业工作的动态反馈、领导查询和统计分析,通过历史数据和当前工作的对比分析,为高层管理人员提供决策支持。

    该系统在中化物业应用后,公司领导在审批采购申请计划时,可以实时地查询以往的申请和入库情况,查询供应商资质、市场价格、库存及出库情况,系统会自动提示出相关申请单位的预算及支出情况,从而为采购计划的审批提供决策支持。

物业企业如何建设ERP

    1.认清管理现状,筹划未来发展

    建设ERP系统的最终结果是要把整个企业的管理建立在计算机系统之上。因此,筹划ERP系统建设,一定要考虑企业的管理现状和整体发展规划。一般来说,开展了ISO9000质量管理认证的企业基本都具备了实施ERP系统的基础,物业管理公司还要根据物业管理和服务市场的发展趋势、企业的资源优势、客户的需求来明确企业的发展目标和方向。因为管理型、专业型、顾问型、支援型和综合型物业管理公司对应的ERP,在系统功能、运行模式、建设重点上有着很大的差别。

    2.基础数据的管理

    完善的数据管理体系是ERP系统建设的基础。当前物业管理公司的数据管理还很薄弱,尽管通过开展ISO9000质量认证,物业公司已经建立起了一套规范的质量记录管理办法,但还没有细化到对单个数据项的管理以及数据管理台账、统计分析报表的规范管理,开展ERP系统建设,首先需要对每个数据项的产生、编码、共享、时限要求和流程进行明确定义,通过对相关数据流程的定义和数据库的共享,实现对业务流程的控制和优化。

    3.推行力度和项目培训

    ERP系统的实施,初期由软件开发商进行业务调研和系统分析,中期时由物业公司的业务骨干和软件开发人员共同进行系统初始化工作,后期进行系统运行。当系统进入初始化和试运行阶段时,大量的原始数据输入将给相关人员增加大幅工作量(+本站微信networkworldweixin),系统体现的业务流程会和人们习惯的手工管理流程不一致,个别管理者的权利会被淡化……方方面面的原因都会对项目进程带来阻碍。因此物业公司需要加强项目实施过程的领导,根据实施计划和进度,及时调整公司内部的工作重点和人力资源,同时要加强对员工队伍的ERP系统操作培训和新业务流程的培训,以确保ERP系统的顺利实施。

    4.软件供应商的选择

    目前市场上常见的ERP系统多为通用类型的或者基于数据管理的ERP系统,能直接服务物业管理行业的ERP系统还很少。因此,建议物业公司在选择ERP系统开发商时,要寻找那些能够与企业长期合作的物业顾问型软件开发公司,以适应企业管理不断发展和变化的需要。

    5.ERP与专业化、标准化相结合

    实施ERP系统建设,要求物业公司搜集、整理、总结过去工作的经验,提供ERP系统所需要的相关内容,这些正是物业管理公司的专业化和标准化工作,也是一个物业公司能够对一个项目乃至多个项目进行管理的基础。这项工作涉及物业管理和服务的业务流程,要建立相应的考核标准,开展起来工作量非常巨大,但对于今后物业管理公司的项目拓展,将起到事半功倍的作用。可以说,物业管理公司的专业化和标准化是物业管理ERP系统建设成功的关键。

    6.勇于变革拓展创新

    ERP系统将帮助物业管理企业优化业务流程,实现组织变革,有效地提高生产力和企业核心竞争力。物业公司可以用节省出的资源去拓展新的物业管理和服务领域,不断提高客户的满意度,为企业增加新的利润增长点。

ERP公司的职责

    1.注重借鉴国外先进思想,加强开发人员的专业知识培训。

    要在物业管理这个新兴的行业中开展ERP系统开发和服务工作,光有IT技术是远远不够的。软件企业必须加强对物业管理行业的研究,努力使自己的员工成为物业管理方面的行家,并在开发的系统中引进国外先进的物业管理思想、程序和方法,才能最终帮助客户在物业管理行业中得到发展。

    2.与企业的管理现状和经济能力相适应,树立长期服务的思想。

    物业管理是一个微利行业,物业公司不会象其他行业的企业一样,投入几十万元、甚至几百万元来开展ERP系统建设,而且多数物业管理公司的规模、管理基础也还不具备开展ERP建设的条件,这就需要软件企业能够站在客户的角度,帮助其选择合适的软、硬件平台,并且,在注重短期经济效益的同时,也要注重企业的长远发展,要做客户的长期合作伙伴。

    3.加强项目管理与实施培训。

    ERP公司要按照软件工程学的思想去组织ERP项目的实施,结合物业公司的项目特点,做好客户的需求分析、业务流程的设计优化、系统修改、接口程序设计、用户数据导入等工作,还要结合系统的初始化工作,组织物业公司开展好专业化和标准化工作。在ERP系统建设的后期,还要特别加强对用户的培训。

物业管理ERP趋势探讨

    通过海沃德公司在物业管理领域长期的探索和实践,我们感到将互联网与ERP相结合的e-ERP系统将会是物业管理ERP的发展趋势,它提供了用户通过浏览器来操作ERP系统的方式,而不用受到企业内部网的局制。e-ERP系统应用到物业管理领域,通过与写字楼或社区的电子商务网站结合,将给物业管理和客户服务提供新的手段:客户通过互联网了解企业的服务项目、内容、价格,通过以在线的方式向物业公司提出服务申请;物业公司通过ERP系统下达工作指令、采购计划;通过互联网完成集中采购和支付;采用网上支付的方式为客户提供服务等等。通过互联网,可以将服务商、供应商、客户三方紧密联系起来,而ERP系统的应用又优化了企业的内部流程、降低了管理成本,加快了服务响应速度,提高了服务质量。

    在服务方式的提供上, ASP作为一种新的网络软件运行和服务模式,将为软件公司在物业管理行业开展ERP应用提供新的发展空间。软件企业可以通过ASP的方式向物业公司提供网络设计、建设和管理;ERP系统设计、开发和维护;系统集成;信息技术顾问、资源管理等方面的服务。从而降低了物业公司实施ERP的门槛。物业管理公司也可以采用资源外包的方式,通过对ERP系统的租用,缩短项目的建设时间,降低项目建设和维护的成本,确保系统的稳定运行和升级换代,降低企业开展ERP系统建设的投资风险,集中精力做好自身的核心业务。这对于普遍缺乏IT专业人才的物业管理行业来讲不失为一个好的选择。
[责任编辑:程永来 cheng_yonglai@cnw.com.cn]