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[周报全文]探梦“协同”

2003年12月29日 00:00:00 | 作者:佚名 | 来源:$page.getBroMedia() | 查看本文手机版

摘要:探梦“协同”

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    探梦“协同”

    —一个CIO的企业信息化故事

    ■ 本报记者  宋家雨


    吕先生是浙江交大龙山软件有限公司的信息主管,也就是大家所说的CIO。作为一家软件公司的CIO,其职责就是利用信息化的手段,为公司的业务发展服务。也是因为这个原因,吕先生格外关注新推出的产品和技术。

    Web、Mail所无法承受

    最近,吕先生开始关注“协同”技术,他考察分析了不少软件,包括一些基于Web的文件共享方案,但都不是很满意。很显然,目前国内的Internet接入条件,限制了Web方式的文件共享。一句话,还做不到随时随地的宽带接入。这就好像你的车可以达到200公里/小时,但是没有高速公路,再好的车也只有徒叹奈何了!

    还有没有其他可行的方案呢?上海安富软件公司推出的TeamFusion FileShare,开始进入吕先生的视线。TeamFusion FileShare的两个特点打动了吕先生,一个是最新的项目报告,可以按照订阅自动传送;另外,文件下载支持“断点续传”,如此就避免了Web系统不能离线操作的局限性。以前使用基于Web的应用,大量的时间浪费在等待网页刷新上,当网络带宽较窄时,往往被搞得心烦气躁。网速较慢甚至时断时续时,要下载一个大文件,几乎成为无法完成的任务。现在好了,TeamFusion FileShare在后台进行数据上传和下载,用户操作不受数据上传和下载影响。数据传输对用户来说几乎透明,他允许用户同时可以开展别的工作,大大节省了等待时间。如果数据上传和下载中途中断,TeamFusion FileShare还将记住断点,并在下次网络连接恢复后从断点续传剩余部分。

    吕先生比较说,基于Web的系统自身并不支持断线期间继续使用系统的功能,虽然用户可以将文件下载到本地,但确保本地机器和服务器上文件同步是相当耗时的。现在用了TeamFusion FileShare,我们可以通过订阅与自动同步功能,确保所需文件随身携带,同时由于系统装在本地电脑,所有应用在本地运行,数据自动同步并存储在本地,因此在离线状态下也能访问、更新及发送文件、提醒通知等。此外,诸如提醒、权限等功能特性,该软件也考虑的非常周全;即装即用、不需要专门IT人员去维护也使得吕先生没有了后顾之忧。

    这些特性表面上与“协同”没有什么关系,实则不然。吕先生是这样思考的,公司内部有很多的信息需要共享,例如,公司的销售以及各地的分支机构,需要了解用户的最新情况以及公司的各项政策,也需要共享用户项目后期跟踪、市场拓展以及技术支持上的各种信息。这些信息来自不同的销售人员、产品经理、售后服务以及技术开发人员,应该有一个统一的途径把这些信息收集起来,并能够为大家共享,也只有如此,才能够实现“协同工作”。

    以往,分支机构无法访问总部服务器的文件,只能通过电子邮件传送、收发文件,这很容易发生版本混乱,例如经常发生同文件名的问题,导致有用的文件被覆盖;报价每天都收到,有时会搞不清哪个是最新的版本。另外,文件以附件形式发送,会造成各地分支机构的员工需花很多时间重新组织、维护这些文件。类似的,以前销售人员外出,要获得公司服务器上的文件通常采用FTP方式访问,但由于这些文件如合作项目、需求、分析报告等属于机密文件,万一被竞争对手窃取,后果不堪设想。因此,销售员每次出差前都要花费大量时间去公司服务器查看并下载文件,而且还不能确定那些文件是否是当日最新的,这种情况也大大影响了工作效率。

    FileShare独辟蹊径

    信息沟通上的不畅,使得“协同”工作成为了空话。TeamFusion FileShare的出现,使得问题有望得到解决。

    利用该软件,吕先生把信息分门别类,创建成各种不同的资料库,如销售资料库、产品研发资料库、人事档案资料库等。规定公司的相关业务人员填写、修改相应的各种资料,在系统的支持下,这些资料上传可自动形成为新的文档(+微信关注网络世界),供有关人员下载使用。而下载的过程,是根据用户订阅(定制)自动完成的,这有点像互联网的“PUSH(推)”技术,把最新情况,自动推送到需要者手里,不需要人来干预。当有关人员修改这些信息之后,又会形成新的资料,自动推送到服务器,为其他人员共享。也可以通过短信等形式,提醒用户及时地与公司网络进行连接,下载重要的信息。

    TeamFusion FileShare对每个资料库事先都可以设定权限,指派不同的经理负责资料库,于是各部门经理通过权限设置给各部门/项目成员以不同的访问权,这样每个文件夹或文件的创建者都能灵活地管理各自的文档。TeamFusion FileShare还具有管理权限移交的功能,例如:销售总监临时出差或渡假,他就可以把管理权限移交给他的助手,这样丝毫不影响整个部门的正常运行和文件的使用和管理。此外,像现金流报告等机密文件可以设定各部门经理有访问权限,这样就充分确保了重要文件的高度机密性。此外销售经理针对销售报告等重要文件设置提醒,当文件更新后能收到电子邮件,文件前将显示星号,这样文件更新能获得有效跟踪。对于时时更新的,有时会重复编辑的项目报告出现的多版本混淆,通过TeamFusion  FileShare的版本控制功能可以让相关的项目小组人员保持版本一致,同时历史的项目进展和报告文档自动保存。为保证系统的成功,吕先生先进行了试点,从效果看,确实实现了信息的有效共享。有关人员可以按需及时传送信息,加快了工作进程,提高了工作效率;决策者也可以据此作出快速响应和决策,增强了应对市场变化的能力。如今,吕先生已经决定购买整套TeamFusion FileShare软件,将位于北京、上海、成都、西安等到地的员工管理起来,扩大使用范围。

    据记者了解,TeamFusion FileShare软件客户端的数量取决于企业服务器的容量,我们以200个客户端为例,每个客户端许可大约在200元人民币左右。也就是说,低成本、短时间的投入就可以让企业协同起来,这应该是一个不错的选择!

[责任编辑:程永来 cheng_yonglai@cnw.com.cn]