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[周报全文]杭州档案馆E日记

2004年08月09日 00:00:00 | 作者:佚名 | 来源:$page.getBroMedia() | 查看本文手机版

摘要:杭州档案馆E日记

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    5杭州档案馆

    E日记

    ■ 本报记者 赵晓涛

    最近,随着杭州市档案馆信息化项目一期工程的结束,国内最先进且投资最大的“网上档案馆”正式上线。作为杭州市电子政务建设的排头兵,该项目无论从技术上还是应用上,都隐藏着许许多多耐人寻味的故事……

    男孩的“敲门声”

    杭州市档案馆副馆长 赵建国

    当杭州市档案馆赵建国副馆长接到年轻人手中的字条时,他万万没有想到,眼前这个19岁的大男孩,竟然拿着他们从1974年至今的所有与“赤脚医生”有关的馆藏文献资料目录,更叫他吃惊的是,这个男孩子竟会从南京大学跑来杭州向他们索要信息......

    原来,这个男孩叫田涛,是杭州本地人,去年考上南京大学中文系,为了完成系里布置下来的自选题论文,便通过网络访问了杭州市政府刚刚上线的网上档案馆系统。由于公开的网上档案馆系统,仅仅支持开放档案内容查找后的条目显示,不能够在线阅览全文,因此田涛才特意从南京赶过来,希望能够阅览所需信息的全文,于是也就有了上面的那一幕。

    “真没想到,上线以后,我们迎来的第一位网络访问者是一位大学生”,赵馆长在事后回忆时说到。其实,即便是田涛本人,也没想到会有那么巧的事。

    不过,这件事带给赵馆长的反思却要比吃惊大得多。赵馆长承认,在最早进行网上档案馆系统规划之初,他虽然对Internet查询充满期待,但还是更看好整套系统与政府内部党政专网以及各级机关内网的联网和查询。

    “这件事充分说明了广大市民,特别是年轻一代对于政务信息公开的迫切需求,而网上档案馆就是为他们服务的窗口,与以前计划有所不同的是,我们的工作进度需要提前了”,赵局长总结到。

    其实,赵馆长现在的心情是既庆幸,又充满压力。庆幸的是,在网上档案馆项目规划之初,他们对于系统、业务的设想与实施是正确的,为今后的应用打下了基础;感到压力的是,今后二期与三期工程的实施将会更多偏重于服务广大市民,这其中又充满了太多的未知与挑战……

    信息化的日记

    真正让赵馆长在一年前下决心进行网上档案馆建设的,还是因为市政府的求助。当时,杭州市政府打算在杭州建立一座西湖博物馆,同时在馆内建立一个西湖文件史料中心。市政府的初衷是,中心里面不仅要提供国内有关西湖的文献资料,而且对国外和西湖有关的史料也要集中复制,以便今后可以为国内外的用户提供服务。

    为了完成涉及到西湖的文献史料收集,市政府找到了杭州档案馆帮忙。恰好当时杭州档案馆也提出了建设数字化档案馆的需求,双方一拍即合。杭州市政府很快批准了档案馆的项目规划,同时投入305万元的一期建设经费。

    当然,有了钱不是说工作就可以上马了,赵馆长对于档案馆信息化建设的合作伙伴挑选十分谨慎。但是一圈下来,他发现国内完善的档案馆信息化案例几乎没有。正当赵馆长举棋不定的时候,来自IBM公司的一纸建议打破了僵局。

    颠覆传统的革命

    按照杭州档案馆的设计初衷,项目的做法以数字化为主导,首先就是对纸质文件的数字化扫描。在当时的情况下,深圳、青岛、上海、北京等大城市的档案馆都是这么做的,大家都是在把馆藏文献数字化以后再进行档案馆的业务系统开发,最后通过系统调用数字化档案。

    但是,IBM公司发现,杭州档案馆的情况并不同于以上几家。

    首先,杭州档案馆的信息化工作开展得相当早。在1989年的时候,杭州档案馆就已经实现了微机管理,1991年全部实现了局域网互联,只是当时的信息化主要是使用计算机来替代手工作业,工作流程并没有发生质的改变。但档案馆各个处室的人员信息化应用水平还是比较高的,应用上也已经初具规模。

    其次,IBM公司认为,根据杭州档案馆的未来应用规划,单纯的数字化文献并不能提供实用的帮助,因为流程没有变化,大家还是通过题目、关键词等项目进行档案检索,只不过是从卡片转到了计算机。

    以西湖的资料搜集为例,当档案馆的员工在计算机条目中录入“西湖”两字的时候,仅仅是检索出了文献题目或者关键词中含有“西湖”的文献,但是对于一些档案题目没有西湖,但内容中含有西湖,比如每年的杭州市政府工作报告或者电视台提供的西湖影像资料,老系统都无法显示。

    基于以上原因,IBM公司针对杭州档案馆提出了基于内容管理的设计思路,采用类似于网络搜索引擎的内容管理(CM)套件,整合、开发杭州档案馆的采集系统、档案管理系统、信息发布系统和内部办公系统,将业务网与办公网进行融合,同时进行纸制档案的数字化加工和门户网站的建设。这种双管齐下的设计思路马上博得了项目组成员的肯定,同时杭州档案馆信息化项目也成为了中国第一家具有示范意义的网上档案馆工程。

    没完没了的拉锯战

    由于网上档案馆工程是国内首次,为此国家档案局也把杭州列入了网上档案馆的试点城市,因此赵馆长在项目进行中面临的压力是超乎想象的。

    由于担心风险,杭州档案馆在设备选型的时候非常青睐使用成熟稳定的产品。档案馆技术处处长林杭顺指出,由于档案馆的业务复杂,涉及到数据库、存储管理、全文检索、音视频多媒体管理等内容,如果分别采购不同厂家的产品,很难控制日后集成过程中是否会出现不可预见的因素,因此他非常倾向于使用一家集程度较高的产品来降低风险。

    另外,杭州档案馆也非常看重产品的扩展性。赵馆长指出,“我们整个系统的开发是一个循序渐进的过程,以后还有二、三期,我们不希望将来一些功能由于产品的初期设计局限而不能够实现,所以选择产品一定要是一个相对底层的产品,而不是一个所有应用功能已经基本开发完毕的产品”。

    对于兼容性和开放性的要求,杭州市政府办公信息处理中心主任刘小舟提出,网上档案馆狭义来说,是市政府电子政府电子文件管理的终端,以后政府的各个部门的文件,包括音、视频,都要接入网上档案馆里面来,这就要求系统有一个好的兼容性,对于政府别的部门的接入不会产生技术上的困难。

    网上档案馆项目组经理 梁凯

    网上档案馆项目组经理梁凯也表示,由于今后涉及到二期和三期的开发,因此他非常需要厂商能够提供一个持续的技术支持,另外,他本人也对支持J2EE和JAVA的应用非常看好。

    最后,经过三个月不断地选型、调研、论证、再选型, IBM公司和其合作伙伴信雅达公司最终成为了这场拉锯战的赢家,但此时项目上的压力才刚刚显现。

    四大系统领衔信息化

    为了保证业务的连续和降低风险,大家商量的结果是将整个项目划分为四大业务系统,包括了网上档案馆的采集系统、档案的管理系统、档案信息的发布系统和整个档案馆的业务办公系统。

    三家的初衷是以此来加速部署和降低日后频繁修改造成的隐患,事后证明,这种思路恰恰是非常明智的。

    采集系统是网上档案馆的信息入口,主要任务包括了对馆藏档案的数字化,也就是纸质档案的数字化。因为目前主要的档案还是手写体,比如会议记录、领导讲话,这些是没有打印稿的,全部是原件。对于这些内容,必须通过条目录入和纸质档案扫描。另外,杭州档案馆拥有超过30万卷的文件档案,包括录音带、录像带,也会逐步进行数字化工作。

    在四大系统中,最复杂的恐怕就是档案信息的管理系统。它包括了档案的实体接收,主要是纸制档案,接收以后要进行管理——清查是否完整,看看是否破损,有破损要登记,进行修复,同时还要生成各种管理数据和登记号码。

    同时,根据档案法规定,年满30年的档案要向社会开放,但是开放前要求对每一份文件进行鉴定,审查其中的内容,对于涉及到国家机密、包含了老百姓隐私的档案还不能开放。

    对于此,赵馆长的体会颇为深刻,因为他以前经常参与此类工作。

    “传统的鉴定就是档案员把一车案卷调出来,我们就要从一页一页的纸制档案中去翻阅,工作的效率相当差。而现在,鉴定人员无需调案卷,可以直接通过网络进行,他只要在计算机上,从业务窗口中选中“1974年~2004年未鉴定档案”一栏,面对计算机进行电子文件审阅,效率提高了10倍都不止!”

    对于网上档案馆来说,信息发布系统则是其灵魂。系统的主要功能是对馆藏的各种档案,通过内容检索的方法,提供网络化查找。目前,人们可以通过Internet和档案馆里面的电脑进行档案条目的在线查找,但是对于档案全文,由于政策的限制和认证加密技术的不完善,暂时还没有在线开放,也就是说,需要像文章开头田涛那样亲自过来看。

    由此产生的不便,赵馆长感到非常抱歉,但他也解释道:“即便是国家规定开放的档案,也需要阅览者提供身份证、工作证等合法证件,目前法律法规还没有规定大家想看什么就看什么,这需要通过网上的身份认证来完成。”

    不过,赵馆长对于网上的档案全文阅览也有自己的想法,他已经将其列入网上档案馆二期和三期的计划中,他的意思是希望与杭州市政府的市民邮箱身份认证做结合。

    20天的酷暑与心烦

    纸制档案的数学化扫描是目前的当务之急

    给赵馆长和各位项目组成员留下深刻印象的,并不是前面说的三部分内容,而是那个看似不起眼,但反反复复折腾了20多天的业务办公系统,这一点,对于各家厂商来说,或多或少都有些感到意外。

    对此,信雅达公司电子政务事业部副总经理谈旭伟仍然记忆犹新:“就业务办公系统来说,主要包括档案馆各个处室的业务管理。一开始的时候,我们把思路提出来了,但是具体到每个栏目的设置,也是不断完善的过程。”

    起初,谈旭伟和赵馆长一起下到档案馆各个处室去调研,分析大家的业务需求,然后让开发人员进行初次开发,并推广到各个处室去试用。可令谈旭伟深感意外的是(+本站微信networkworldweixin),开发的系统和各个处室的试用反差相当的大,绝大部分档案馆员工对于系统不满意。

    后来谈旭伟发现,原来这个看似简单的业务办公系统并不是独立存在的,而是与档案管理系统有千丝万缕的联系,这一点不同于金融机构常见的业务系统与办公系统彼此独立的情况。

    事实上。这种彼此联系的系统是最令谈旭伟头疼的,他深知这会对员工原有的使用习惯和档案馆的业务流程造成极大挑战,不幸的是,这次恰恰被他所言中。

    根据档案馆技术处林杭顺处长的介绍,以前档案馆的业务流程,是以手工操作和传统的计算机平台为主。而上了这套系统以后,改变了原有的管理习惯和模式,因为没有经验,设计人员和办公人员在系统定位上涉及到不同的看法。比如,对于档案资料的管理,原来采用收工的模式,包括一级/二级/三级/四级类目,划分得非常细。但是要找一个资料的话,要从头看到尾。而档案馆在项目开始的时候,也希望保留这种模式。但是厂商则认为,不应该用计算机来为手工管理服务,而应该是手工管理来适应计算机的流程,简化手工不必要的流程。

    利用内容管理对于查找资料当然方便,但是在业务办公过程中,很多情况下并不需要把资料调出来,只是进行一些归类、统计、清点的工作,显然如果仅仅采用内容管理来实现是有些粗放的。

    为此,厂商与档案馆的业务人员都要做出妥协,最终确定将所有档案资料都归为相应的大类,在每一个大类中仅仅实现自动排序,而不再做小类处理。这样的好处就是,每一份档案除了总登记号码还有大类的自动排序流水号码,上架排序的时候有这个号码就行了,这就比较科学了。按谈旭伟的话讲,这既不是无序,也有一定规律,不仅查找方便,也适度兼容了员工的一些工作习惯。

    当然这个过程是需要花时间的,而且类似的需求变更数目惊人,为此,到最后谈旭伟不得不采取了相当极端的做法:把所有项目开发组成员一字排开,坐在会议大厅,然后档案馆的各个部门轮流到现场进行沟通,能够现场修改的就现场修改,不行的再进行引导和一把手的协调。

    最后双方用了20多天完成了对档案馆6个处室的业务分析与开发修改,而这20天恰恰是杭州市连续保持35度气温,且因为城市缺电而政府机关停用空调的时间,其中的苦涩滋味,所有的项目组成员至今仍难以忘怀。

    走出深闺!

    功夫不负有心人。从去年7月份的项目招标,到10月份的进场开发,最后到春节过后的试运行,经过三方的共同努力,耗时一年之久的杭州市“网上档案馆”项目,今年5月开始产品定型。

    为此,杭州档案馆决定,从今年8月1日开始,进行网上档案馆的正式运行,届时档案馆原有的纸质文件与网络办公并存的双轨制将废止,全部业务通过四大系统利用网络完成,整个网络将会覆盖档案馆的局域网、政府专网和互联网。

    从老旧的档案柜发展为现代化的计算机监控库房

    经验分享

    ● 在部署内容管理之前,请先确定自己是否真的需要实施内容管理?或者说,自己的需求是否达到了要用内容管理来满足的必要?

    ● 自身的信息化应用水平,绝对是内容管理实施的决定思路,这里面有很大一部分是人的原因。

    ● 先有车还是先有路。有些档案馆是先做档案数字化,后作管理系统。我们是内容管理平台与档案数字化扫描同步进行。理由是,实施内容管理的关键,是原数据的模型如何来制定和完善,这与档案的数字化加工过程是有非常密切的联系的,特别是相应的原数据是否产生,是否把这些原数据作为管理数据?如果仅仅是考虑数字化加工,以后再来完善业务系统,把数据结合起来,则恰恰忽略了最基础的工作,因为原数据没有对应起来。

    ● XML和原数据是开展内容管理的基础。

    ● 不要忽视应用的整合。内容管理当中,整合不仅仅是数据层面的,而且有应用和界面,也就是将行政和业务的功能结合起来。

    ● 数据挖掘与全文检索是内容管理的核心工作,主要涉及到数据的采集、管理、加工、利用、发布五方面。

    未来规划

    ● 在日后的二期工程中,会把门户网站和内容管理做整合。

    ● 相对而言,目前档案数字化加工稍微滞后,但是今后会逐步加大力度。

[责任编辑:程永来 cheng_yonglai@cnw.com.cn]