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[周报全文]遵从法规 邮件归档

2006年09月20日 14:12:02 | 作者:佚名 | 来源:$page.getBroMedia() | 查看本文手机版

摘要:邮件归档已经是企业要实现法规遵从不得不面对的问题,也将是企业实现信息化进程中不可跨越的一部分。

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邮件归档
法规遵从
 

邮件归档已经是企业要实现法规遵从不得不面对的问题,也将是企业实现信息化进程中不可跨越的一部分。

势在必行

近几年来,在一些大的财务公司造假丑闻陆续被曝光后,美国政府开始制订了一系列法规,强制那些具有公共服务性质的公司必须对相关资料进行归档。而邮件作为最基本的互联网信息沟通方式,必然成为这次运动中的最基本部分。现在,邮件归档已经是企业要实现法规遵从不得不面对的问题,也将是企业实现信息化进程中不可跨越的一部分。

根据Radicati咨询公司的调查(见右图),企业对邮件归档的需求源于以下几个方面:

内部策略管理  作为公司最重要的通信手段,公司有必要了解所有内部员工电子邮件沟通的情况。特别是一些对信息安全敏感的公司,保存每个员工的往来邮件备查显得尤其重要。

知识库管理  对于一般以电子邮件为主要沟通方式的公司来说,电子邮件无疑是公司的宝贵财富。尤其是一些重要的工作文档,通过邮件检索获得的内容,更具有现场感和更加准确的上下文参考。

存储节省考虑  一些较旧的邮件,虽然很少使用,但为了今后能够查询,不得不保留在服务器上,导致大量的空间浪费。如果能有一套相对于在线服务器来说的离线归档设备,将可以大大降低对邮件系统存储的需求。

遵从法律法规  邮件归档一方面可以降低企业的法律诉讼风险和成本,另一方面可以为企业活动提供必要的法规遵从保证。在美国和欧洲一些国家颁布了一系列法规,要求那些上市公司、金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构等,必须将各种档案,包括电子邮件保存35年以上,并且必须以不同的介质类型保存两个以上拷贝。美国一些知名的金融服务公司,由于无法提供所要求的邮件资料,曾被处以上千万美元的重罚。国内也开始制定一系列法规,对一些企业的归档做出明确的规定。而大多数跨国企业或者外资公司,由于和国外企业有密切的联系,因此欧美一些相关法规也是它们必须遵从的。

发展和变迁

归档的最早雏形莫过于磁带备份。然而磁带备份本身的目的是为了进行灾难恢复。因此如果需要从历史备份中找出需要的邮件,需要将磁带一盘盘恢复到系统上。这无异于大海捞针,使得邮件检索不但成本高昂而且几乎不可能完成。

更进一步的解决方案是将系统数据定期拷贝到另外一台离线存储设备上。但这种方式是基于文件而非应用层的。而且由于其实现机制问题,导致通过文件拷贝来归档的邮件,一方面存在重复拷贝现象,另一方面也不可能保证数据的完整。比如在两次拷贝期间删除的文件将无法进行归档。该方式的另外一个问题是成本高昂(+微信关注网络世界),一般都使用NAS或者SAN大容量存储,或者必须使用大型厂商的专用系统才能实现,这足以让一般的中小型企业望而却步。

简单归档方案相比来说已经实现了从数据层到应用层的跨越,但由于其只是为某些企业而设计,因此只能满足一个或者几个方面的法规需求,无法为企业提供全面而专业的、遵从各种现有法规的专用归档解决方案。

现在,法规遵从设备出现了。它是专门应对目前现有各种法规,取各种法规的最大合集而设计的专业归档服务器。这种设备一般都具有邮件高速检索技术,采用WORM(一次写多次读)技术保证数据的真实性和法律效力。像Mirapoint推出的ComplianceVault MCV100服务器,就无须连接原有邮件服务器,直接在邮件服务器外层实现邮件归档,大大降低了归档服务器对后台服务器的依赖程度。MCV1001U的标准机架设备,单台可提供14TB的海量存储需求,单机归档邮件数量可高达二千万封以上。对于一般中小企业来说,可满足13年的归档需求。

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[责任编辑:程永来 cheng_yonglai@cnw.com.cn]