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[周报全文]上网管控 安全有道

2008年07月24日 10:28:05 | 作者:厦门合强软件公司 吴勇毅 | 来源: | 查看本文手机版

摘要:随着上网行为在工作环境中的普及,给企业管理者带来一个难题:如何对员工非工作上网行为进行有效管理?

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上网行为管理

随着上网行为在工作环境中的普及,给企业管理者带来一个难题:如何对员工非工作上网行为进行有效管理?

【CNW.com.cn 专稿】在享受着电脑办公和互联网带来的速度和效率的同时,员工非工作上网的现象越来越突出,如何杜绝网络滥用,保证上网安全可控,已经成为企业的当务之急。

上网行为繁杂多样

据“全球网络安全调查”数据显示:在8个国家和地区的受访员工中,有83%的人表示在办公时间内浏览过与工作无关的网站。相比其他国家,中国的员工每周多花7.6小时来浏览新闻,使用IM,玩游戏,使用P2P或流媒体。

概括目前国内企业员工的非工作上网行为,可分为四大类:一类是获取与工作无关的资讯活动。如浏览新闻,看小说,看图片和明星靓照,沉迷收看(听)视频和音频等;二类是从网络下载与工作内容无关的数据流。如下载音乐、电影、程序及其他文字资料等;三类是从事获取个人收益的活动。如网上购物、炒股、兼职、发布广告等活动;四类是进行虚拟世界的沟通活动。如上网聊天、BBS论坛、撰写博客、收发私人邮件等活动。

有部分员工虽然并不喜欢上网聊天,对网络游戏也毫无兴趣,更不会进入色情网站等,但是他们还是愿意“泡”在互联网上浏览与工作无关的内容。

损失亦惊人

员工非工作上网行为、对网络的滥用给企业带来了成本的增加和效益的流失,甚至引来灾难性的后果。据中科院一调查显示:如果一个员工的月薪是4500元,其薪水平均每小时约是20元,而他(她)每天若只拿出1小时的时间进行聊天、网购或者炒股,那这个员工每年将给企业带来近6000元的损失。以一个员工人数在500人左右的企业为例,在一年中因为网络滥用带来的成本增加、效益流失将高达300万元!

其实,这些只是直接看得到的成本,不包括非工作上网行为所带来无形的效益损失成本,如造成公司管理效率的下降、订单流失、意外事件的发生,以及对公司团队精神造成的不良影响。

另外,员工工作时间滥用网络行为不但会造成带宽紧张,影响到整个企业的运营,也可能随之给企业带来严重信息安全隐患,受到病毒、黑客攻击,可能导致整个企业内部网络瘫痪,甚至导致文件、机密的损坏、丢失和泄露。

应对之策

对策一 设置专门上网的电脑

对于大部分员工的工作不需要上网的企业来说,可以设置若干可以上网的公共电脑,以给有时有要事急需上网的员工使用,同时限定时间。这些电脑应装有防病毒软件,以保护整个局域网安全。员工在上网时,最好有网络管理员在旁边监督。

对策二 合理安排上网时间

企业可制定网络使用作息时间,将上网时段分为上班和下班两个时段,将资源在部分时间开放。在上班时间内,根据不同的部门只开放工作允许的网络资源。在企业关键的网络业务高峰时段,则限制部分员工上网或禁止使用某些网络。下班时间,允许员工上网1-2小时,让员工在紧张的工作之余放松一下紧绷的神经。

对策三 因人而设上网权限

为防止网络滥用、保护企业机密,企业应因人而异制定相关条例,对不同岗位设置不同权限。如市场部人员只允许通过公司邮件服务器收发E-mail,所有邮件内容和附件要被记录;商务部门被允许在任何时段上QQMSN并收发E-mail,但所有日志及内容被记录;研发人员被允许上技术网站,并禁止使用QQMSN;部门经理以上中层干部被允许为拥有所有权限。

对策四 适度管控

对员工上网行为进行有效监控和管理,需要借助先进的网络行为管理系统软件和设备去支持,以保持一定的心理威慑。目前这类管理系统不少,主要是安装在服务器端或是网络进出口处,对整个公司网络的各种活动进行监控。主要包括上传、下载、上网浏览是否可以使用即时通信软件,是否可以玩游戏,是否可以安装、运行软件等。另外,设定普通员工、管理员、公司领导等不同的网络权限。

一些好的建议包括:制定带宽分配策略,为员工网络应用设定带宽的上限和下限值,杜绝无限制地使用带宽资源;制定Web过滤策略,禁止在上班时间访问与工作无关、含有不良信息,以及存在安全隐患的网页;制定IM软件使用策略,限制员工在上班时间通过IM软件聊天、传输文件、共享视频等;制定P2P下载策略,限制使用强占网络资源的下载软件(如BT、迅雷等)(+微信关注网络世界),或为这些软件设定下载及上传的带宽值;制定外发信息监控策略,对通过E-mailBBSMSN等途径外发的信息进行审计过滤;制定网络游戏封堵策略,限制上班时间玩网络游戏,阻止员工沉迷于网络。

对策五 制定上网管理制度

行为规范制度建设的滞后是员工沉迷网络的重要原因,面对日益泛滥的员工非工作上网行为,从制度制定和执行上进行控制是必要的。企业应对员工非工作上网行为的性质、类型、严重程度、奖惩标准进行明确的界定,制定管理条例,做到有章可依,有令可处,通过宣传教育,从思想意识上规范员工上网行为,能从制度上有效地减少员工非工作上网行为。

日本本田公司的一些做法值得我们借鉴:为了对付恼人的员工沉迷网络现象,该公司制定了明确条文,并事前公开告知,网上该做什么,不该做什么,如不可游览图片、看小说、上网聊天、玩游戏、网上交易、访问BBS等,让员工有了心理准备,从而避免了进一步激化劳资矛盾。

对策六 将上网行为列入员工绩效考核

企业可借助网络行为管理系统软件中的上网报表管理模块功能,对企业内部的上网行为进行审计、分析,以便制定更为合理的上网行为管理办法。

对策七 优化激励分配体系

员工非工作上网行为的一个重大的原因就是追求自身利益的最大化,当员工认为上班的正当收益低于社会平均水平,甚至低于非工作上网所获得的收益时,非工作上网行为就愈发严重,反之则减少。

对策八 加强企业文化建设

文化环境塑造人。当有一个一心努力工作的企业氛围的时候,每位员工都会受其影响而专心工作,减少非工作上网浏览行为;当员工融入一个和谐温磬的大集体中,就不会感觉无聊空虚,网聊则成为多余;当企业文化开展得有声有色时,网购、炒股行为自然就会退避三舍。

对策九 重新再设计岗位

企业上班时间过于闲暇,工作密度、强度不大时,员工就会滋生更多的非工作上网行为。因此,必须对工作流程再优化,岗位再设计,适度加强员工工作强度,提高员工工作责任心。

对策十 加强开展心理辅导活动

针对一些员工沉迷网络出现的心理问题、思想障碍,企业有必要加强心理辅导引进心理培训,将心理学的理论、方法和技术应用到企业管理活动之中,建立心理交流机制,以便更好解决员工上网的动机、心态、情商、意志、潜能及心理素质等一系列心理问题。目前,在世界500强中有80%的企业为员工提供了心理援助计划(EAP)。

相关链接

应对员工非工作上网行为的十大策略

■ 设置专门上网的电脑

■ 合理安排上网时间

■ 因人而设上网权限

■ 适度管控

■ 制定上网管理制度

■ 将上网行为列入员工绩效考核

■ 优化激励分配体系

■ 加强企业文化建设

■ 重新再设计岗位

■ 加强开展心理辅导活动

[责任编辑:程永来 cheng_yonglai@cnw.com.cn]